Trello-Web-Macbook-Pro_kl

Trello – wie ein kostenloses Tool euer ganzes Leben organisiert

Wir lieben Trello!

Als echte ToDo-Listen-Junkies mussten auch wir uns irgendwann eingestehen: ToDo-Listen waren gestern. Trello setzt noch (mehr als) einen oben drauf. Selten waren wir von einem kostenlosen Tool, zur digitalen Zusammenarbeit und zum Organisieren von eigenen und Teamaufgaben, so begeistert wie von Trello. Und genau aus diesem Grund stellen wir euch heute Trello vor und hoffen, dass es euren Horizont genauso erweitert wie unseren.

Trello kann Alle(s) organisieren

Ob Bewerbungen schreiben oder Hausputz. Ob Hochzeitszeitung basteln oder Haus bauen. Ob Teams organisieren oder eigene ToDos verwalten; Trello bietet die Möglichkeit, alle Schritte innerhalb eines Projektes abzubilden, zu zeigen, welchen Status die jeweilige Tätigkeit hat und wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist. Und ihr bestimmt ganz allein, in welchem Umfang.

Wenn pro Projekt ein Board angelegt wird, wird jedem eurer Teammitglieder auf einen Blick klar, wie der Status des Projekts ist. Ihr wisst sofort, wer verantwortlich ist, was schon gemacht wurde und wo ihr euren Kollegen ggf. helfen könnt.

Daraus entsteht ein weiterer Vorteil: Aufgaben werden nicht versehentlich doppelt gemacht, oder falls doch, wird das schnell erkannt und die erarbeiteten Inhalte können in Trello zusammengeführt werden. Denn auch das bietet Trello: ihr könnt alle Dokumente, Vorlagen usw. an die zugehörige Karte hängen. Einfach per E-Mail an die Karte senden oder vom Computer als Anhang hochladen. So hat jeder überall die aktuellsten Unterlagen zur Hand ohne lange suchen zu müssen.

Quelle: Trello

Quelle: Trello

Im Arbeitsalltag sind wir oft besonders dankbar über die eingebaute Erinnerungsfunktion. Wenn ihr für eure Aufgaben Deadlines einstellt, werdet ihr per Mail daran erinnert, wenn die Deadline bevorsteht. Außerdem können euch eure Kollegen in einer Karte direkt erwähnen, wenn sie zum Beispiel eine Frage haben. Auch dann werdet ihr benachrichtigt und seht sofort; hier ist Handlungsbedarf.

Letztlich bietet Trello auch noch die Möglichkeit, eure Prozesse zu dokumentieren und vor allem zu vereinfachen. So müsst ihr nicht bei jedem neuen Auftrag das Rad neu erfinden oder jedem neuen Teammitglied wieder und wieder alles erklären. Den Prozess gabs so ähnlich schonmal? Super. Karte kopieren, auf die neue Situation anpassen und die enthaltenen Checklisten abarbeiten. Fertig.

Trello kann alles hilft euch, alles zu können

Euch ist nicht ganz klar, wie das funktionieren soll? Hier mal ein Beispiel, das es vielleicht klarer macht. Nehmen wir an, ihr wollt einen Workshop oder ein anderes Event für euer Unternehmen planen. Dann solltet ihr dort erstmal ein Board mit dem Namen eure Projekts (in diesem Fall „Planung Workshop“) einrichten und Alle, die in das Projekt eingebunden sind (oder im Notfall vertreten sollen) zum Board einladen.

Dann könnt ihr erstmal grob all eure Aufgaben sammeln und als Karten einstellen. Die habt ihr dann auch immer auf allen mobilen Endgeräten dabei und könnt auch mal den Fortschritt eurer Planung von unterwegs festhalten – zurück im Büro vergisst man das ja dann oft doch.

Das könnte dann zu Beginn in etwa so aussehen:

Trello-Board zu Beginn eines Projekts

Trello-Board zu Beginn eines Projekts

Jede Karte, also eigentlich jeder Aufgabenbereich, bietet dann noch zahlreiche weitere Möglichkeiten. Ihr könnt Checklisten in der Karte erstellen, eine Deadline einstellen, farblich markieren, Dokumente anhängen und und und. Auch hier gilt: ihr entscheidet, was für euch Sinn macht und probiert einfach aus.

so kann eine Karte aussehen

so kann eine Karte aussehen

Wie wir mit Trello arbeiten – unsere Erfahrungswerte für euch

Wir haben dabei inzwischen einen festen Prozess etabliert, der es uns auch ermöglicht, von überall aus miteinander zu arbeiten. Solange es Internet gibt, sind wir ein Team, egal wo auf der Welt sich die Teammitglieder befinden :)

Der Prozess orientiert sich an dynamischen Projektmanagementmethoden, wie Scrum. Jedes Projektboard hat folgende Listen:

  • To do (für offene Aufgaben)
  • Work in Progress (für Aufgaben, die bereits angestoßen, aber noch nicht vollständig erledigt sind)
  • Dependent/Waiting (für Aufgaben, die aktuell nicht weiter erledigt werden können, weil eine Abhängigkeit besteht oder auf etwas gewartet werden muss)
  • Review (für Aufgaben, die von einer anderen Person abgenommen bzw. final geprüft werden müssen)
  • Done (für Aufgaben, die abgeschlossen wurden; bei diesen Aufgaben entfernen wir die Deadline, um sie in unserer Aufgabensammlung nicht mehr angezeigt zu bekommen)
  • Not needed (für Aufgaben, die ursprünglich geplant waren, dann aber doch nicht mehr relavant sind)

Trello dient damit auch der Prozessdokumentation. So stellen wir sicher, dass wir unsere Erfahrung sammeln und bei ähnlichen Projekten nicht den kompletten Prozess neu durchdenken und aufstellen müssen.

Regeln für das Arbeiten in Trello

Zusätzlich haben wir noch ein paar Regeln aufgestellt, die das Arbeiten leichter machen und unnötige Wiederholungen vermeiden.

Jede Karte soll
  • nur einer verantwortlichen Person zugeordnet werden, sonst ist nicht klar, wer sich kümmern muss
  • mit einer Deadline versehen werden. Sie stellt sicher, dass die Aufgabe nicht untergeht und außerdem im geplanten Zeitraum erledigt wird
  • eine Beschreibung enthalten: sie stellt sicher, dass Dritte verstehen, worum es geht und auch man selbst nach längerer Zeit noch weiß, welche Aufgabe hinter einer Karte steckt
Außerdem sollen
  • Karten, die für ein Thema, aber für mehrere zusammenhängende Aufgaben stehen, mit Checklisten bestückt werden
  • Aufgaben, die erst erledigt werden können, wenn andere Aufgaben erledigt sind (Abhängigkeiten) auch als Abhängigkeit dargestellt werden (Vorgehen: Link zum abhängigen To do in die Karte einstellen)
  • dazugehörige Anhänge direkt eingestellt werden (ACHTUNG: keine großen Anhänge, wie Illustrator, Indesign, Photoshop etc., sondern JPGs oder PDFs)

Ihr wollt (noch) mehr wissen?

Wie ihr vielleicht gemerkt habt: Wir finden Trello richtig gut und reden gerne darüber.

Deshalb bieten wir auch Trelloschulungen für euch und euer Team an. Kontaktiert uns einfach unter tanja.krebs@ideenkind.com oder hinterlasst einen Kommentar.

Und wenn ihr schon Erfahrungen mit Trello oder einem anderen System habt; wir wollen immer lernen und freuen uns über jeden Kommentar!

3 Gedanken zu „Trello – wie ein kostenloses Tool euer ganzes Leben organisiert

  1. Alfo

    Toller Beitrag, klingt auch alles super.
    Das einzige was mich daran stört, es ist ein Web-Tool, sprich, offline ist leider nichts machbar. Ein Punkt an dem die Entwickler definitiv noch dran arbeiten sollten, meiner Meinung nach, denn selbst in der heutigen Zeit ist man nicht immer und überall online, und dennoch müssen wir arbeiten 😉

    Ansonsten scheint es ein richtig gutes Tool sein, dass ich mir durch euch bereits angeschaut habe.

    Grüße

    1. Sarah Artikelautor

      Lieber Alfo,

      das stimmt allerdings. Offline ist da nicht viel zu machen. Was ich aber von unterwegs (ohne Internet) schon gemacht hab; per Mail auf die Aufgaben geantwortet bzw. die Antwort geschrieben und dann mit Internet abgeschickt.
      Aber ja; ein Offline-Modus wär schon toll…
      Nutzt du Twitter schon oder was anderes?
      Ganz liebe Grüße
      Sarah

      1. Alfo

        Hallo Sarah,

        viel vorbereiten heißt aber nicht immer, dass es automatisch abgearbeitet wird, sobald ich im Internet bin 😉 ….Aber das ist nun ein anderes Thema :)

        Nein, ich nutze kein Twitter, da ich als Privatperson keinen Nutzen darin sehe.
        Zudem bin ich kein großer Social-Media-Nutzer, Facebook nutze ich beispielsweise nur noch um mit wenigen Menschen in Kontakt zu treten, die ich nicht anders erreiche.

        Grüße
        Alfo

Kommentare sind geschlossen.